Protection

Ce document présente la politique d’Ad hoc recherche en matière de protection des renseignements personnels que nous recueillons dans le cadre de nos études, que ce soit auprès d’individus ou d’entreprises.

Les renseignements personnels consistent en tout élément d’information permettant d’identifier un participant à une de nos études, que cette information soit sous forme verbale, électronique ou écrite.

La structure du document reprend les dix principes relatifs à l’équité dans le traitement de l’information de la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques du gouvernement fédéral du Canada. Ces dix principes sont interdépendants :

1. responsabilité;
2. détermination des fins de la collecte des renseignements;
3. consentement;
4. limitation de la collecte;
5. limitation de l’utilisation, de la communication et de la conservation;
6. exactitude;
7. mesures de sécurité;
8. transparence;
9. accès aux renseignements personnels;
10. possibilité de porter plainte à l’égard du non-respect des principes.

1. Responsabilité :

Ad hoc recherche est responsable des renseignements personnels dont elle a la gestion.

À cette fin, elle s’est dotée de la présente politique et elle a nommé un responsable de la protection des renseignements personnels.

Le responsable de la protection des renseignements personnels voit à …

1. l’application de la politique de protection des renseignements personnels d’Ad hoc recherche;
2. la formation des employés au sujet de cette politique;
3. la gestion des demandes de renseignements;
4. au traitement des plaintes portant sur la protection des renseignements personnels.

Le responsable de la protection des renseignements personnels peut être joint?

• à l’adresse de courriel suivante : renseignements-personnels@adhoc-recherche.com.
• à l’adresse postale suivante : Responsable des renseignements personnels, Ad hoc recherche, 400 boul. de Maisonneuve Ouest, bureau 1200, Montréal (Québec), H3A 1L4.

2. Détermination des fins de la collecte des renseignements :

Dans le cadre de ses activités, Ad hoc recherche recueille des renseignements personnels auprès des participants à ses études pour répondre aux besoins d’information de celles-ci.

Les objectifs de la collecte d’information sont décrits avant le début de la collecte des données au sein d’un ou de plusieurs de ces documents :

• l’appel d’offres du client;
• l’offre de service d’Ad hoc recherche;
• le dossier du projet;
• le ou les outils de collecte des données (ex. : questionnaire, guide de discussion, guide d’entrevue, guide d’activités de communauté en ligne).
  

La liste complète des informations spécifiques à recueillir se retrouve au sein des outils de collecte (ex. : questionnaire, guide de discussion, guide d’entrevue, guide d’activités de communauté en ligne).

3. Consentement :

La participation aux études d’Ad hoc recherche, quelle que soit leur nature (sondages, groupes de discussion, entrevues individuelles, communautés en ligne), se fait toujours d’une façon volontaire.

Avant d’accepter de prendre part à une étude, les participants sont informés qu’elle est menée par Ad hoc recherche et on leur précise quels sont objectifs de la collecte d’information. À cette fin Ad hoc recherche s’assure que son personnel oeuvrant à la collecte des données soit formé sur les objectifs de l’étude de façon à pouvoir en informer adéquatement les participants.

Le consentement du participant est obtenu explicitement par l’intervieweur dans les collectes de données où il y a intervention humaine ou implicitement par le participant, lorsqu’il répond à un sondage en ligne.

En cours d’étude, les participants ont tout à fait le droit de refuser de répondre à une ou des questions spécifiques. Ils peuvent également mettre fin à leur participation à tout moment.

Les informations que nous recueillons sont présentées à nos clients que d’une façon agrégée. Nous ne divulguons aucun renseignement permettant d’identifier un participant à moins d’avoir obtenu au préalable son consentement explicite.

Lorsque nous effectuons des recherches ciblant des personnes mineures, nous collectons des informations personnelles auprès d’elles seulement après avoir obtenu le consentement d’un parent ou d’un tuteur légal.

4. Limitation de la collecte :

Ad hoc recherche ne recueille que les renseignements personnels nécessaires aux fins déterminées par ses études.

Les renseignements personnels que nous recueillons ne sont utilisés que pour les fins pour lesquelles ils ont été recueillis. Nous ne les utilisons pas dans le cadre d’autres études ou pour nos besoins spécifiques.

Les renseignements personnels ne seront jamais vendus à qui que ce soit.

5. Limitation de l’utilisation, de la communication et de la conservation :

Ad hoc recherche s’engage à utiliser ou à communiquer les renseignements personnels qu’elle recueille uniquement aux fins auxquelles ils ont été recueillis. Elle ne conserve ces renseignements personnels uniquement pendant la période nécessaire pour répondre à ces fins.

Les listes nominatives transmises par nos clients ne sont accessibles que par les employés de l’entreprise ayant besoin d’avoir accès à ces informations dans le cadre de leur travail.

Ainsi, à la fin d’un projet, l’entreprise efface des systèmes de l’entreprise ou rend anonyme les renseignements personnels recueillis. À titre d’exemple?

• les listes nominatives transmises par nos clients sont effacées;
• les données permettant d’identifier les répondants (ex. : le prénom, le nom, le numéro de téléphone, l’adresse, le courriel, etc.) sont effacées des documents du projet et des banques de données;
• les enregistrements d’entrevues et de groupes de discussion ainsi que les réponses de chaque participant aux communautés en ligne sont effacés.

Lorsqu’un client demande des enregistrements d’entrevues téléphoniques, Ad hoc recherche fait parvenir des enregistrements débutant à la première question du questionnaire, excluant l’introduction où le nom du répondant peut être mentionné. Le fichier ne fait pas mention du nom du répondant ou de son numéro de téléphone, à moins que le répondant n’ait donné son consentement explicite.

Lorsqu’un client demande à obtenir un enregistrement de groupe de discussion ou d’entrevue individuelle, il doit s’engager à conserver cet enregistrement d’une façon sécuritaire, à ne pas le diffuser et à le détruire après usage.

Lorsqu’un client souhaite assister à distance à un groupe de discussion ou à une entrevue individuelle, il doit s’engager à ne pas enregistrer cet entretien.

6. Exactitude :

Ad hoc recherche a pour objectif de collecter les renseignements personnels les plus exacts, complets et à jour possible afin de satisfaire aux besoins d’information de ses projets. À cette fin, elle s’est dotée de plusieurs mécanismes de contrôle de qualité. Ces mesures de contrôle diffèrent selon la méthodologie utilisée pour la collecte des données.

7. Mesures de sécurité :

Ad hoc recherche s’engage à utiliser les moyens de sécurité appropriés pour protéger les renseignements qui lui sont confiés. À cette fin, elle a entrepris une démarche visant à rencontrer les exigences de la norme ISO/IEC 27002 d’ici la fin de l’année 2023.

Les renseignements personnels que nous recueillons sont hébergés sur nos serveurs sécurisés à même nos bureaux de Montréal.

Tous les employés de l’entreprise doivent souscrire à la politique de sécurité de l’information et à l’engagement de confidentialité dès leur embauche. Chaque année, tous les employés doivent réitérer formellement leur engagement. Notre politique de sécurité énonce l’ensemble des principes devant être rigoureusement suivis par chacun des employés de la firme. Les règles portent notamment sur l’accès et le transport de l’information, les usages personnels des ressources et la confidentialité des données de l’entreprise.

Nous exigeons de nos partenaires des engagements en termes de protection des renseignements personnels et de sécurité au moins équivalents à ceux que nous suivons. Les sous-traitants sont liés par des ententes de confidentialité qu’ils aient ou pas accès à de l’information sensible.

8. Transparence :

Le site Web d’Ad hoc recherche présente sommairement la politique de protection des renseignements personnels et donne accès à la politique complète de l’entreprise à ce sujet.

En outre, la politique de l’entreprise est disponible sur demande auprès du responsable de la protection des renseignements personnels, dont les coordonnées figurent à la section 1 du présent document.

Lorsque requis, elle est présentée au sein des offres de services de l’entreprise.

9. Accès aux renseignements personnels :

Lorsqu’un participant à nos études en fait la demande, Ad hoc recherche informe de l’existence de renseignements personnels qui le concernent, de l’usage qui en est fait et, s’il y a lieu, du fait qu’ils ont été communiqués à des tiers.

Les participants peuvent consulter l’information qu’Ad hoc recherche détient sur eux. Ils peuvent en contester l’exactitude et l’intégralité. Ils peuvent y faire apporter les corrections appropriées. Lorsque les corrections demandées concernent des informations transmises par un de nos clients, nous référons les participants à notre client ou, avec l’autorisation des participants, nous relayons les corrections directement à notre client.

C’est le responsable du projet qui doit répondre à un participant demandant l’accès à ses renseignements personnels. Nous avons l’objectif d’effectuer cette réponse à l’intérieur d’un délai de cinq jours ouvrables.

Lorsqu’une personne contactée pour participer à une de nos études demande de quelle façon nous avons obtenu ses coordonnés, nous lui répondons avec honnêteté. Selon le mode de collecte, cette information peut être transmise par un intervieweur, un recruteur ou le responsable du projet.

Si vous souhaitez être retiré de nos listes d’appels, veuillez communiquer avec nous au 833-334-4040.

10. Possibilité de porter plainte à l’égard du non-respect des principes :

Toute personne peut porter une plainte quant au non-respect par Ad hoc recherche des principes énoncés au sein de la présente politique.

La plainte doit être adressée au responsable de la protection des renseignements personnels, dont les coordonnées figurent à la section 1 du présent document.

Ce dernier veillera à ce que la plainte soit examinée avec attention et diligence et que, s’il y a lieu, les actions appropriées soient prises afin de corriger la situation et d’éviter que des cas similaires se reproduisent.